Mobility Services

Individuelle Lösungen – Alles aus einer Hand

Die klassischen Relocation Services sind nur ein kleiner Teil der Dienstleistungen, die PROGEDO rund um das Thema Mitarbeitermobilität anbietet. Unter der Bezeichnung Mobility Services haben wir Lösungen zusammengefasst, die PROGEDO selbst oder gemeinsam mit qualifizierten Partnern erbringt.

Ob es darum geht Entsendungsrichtlinien zu erstellen, den Arbeitsvertrag unter Berücksichtigung steuerlicher und sozialversicherungstechnischer Fragen korrekt zu gestalten oder die Gehaltsabrechnung kostengünstig auszulagern, unsere Mobility Services bieten hierfür bedarfsgerechte, individuelle Konzepte.

Mit unseren Mobility Services  Immobilien Management und Expense Management bieten wir unseren Kunden Full-Service für die Verwaltung von Projektwohnungen von Assignees sowie der Finanzverwaltung aller Kosten, die im Rahmen einer Entsendung anfallen.

Spezialisierte Coaches für internationale Führungskräfte und interkulturelle Trainer erleichtern das berufliche Einleben in Deutschland. Sie sorgen dafür, dass von Anfang an mögliche Fettnäpfchen ausgelassen werden.

In Kombination mit unseren anderen Dienstleistungen kann PROGEDO somit den kompletten Recruiting- oder Versetzungs-Prozess managen.

Human Resources Support

HR bezogene Global Mobility Dienstleistungen

Als Partner von PROGEDO betreut Mazars Personalabteilungen internationaler Unternehmen bei den komplexen Herausforderungen, die mit grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen verbunden sind. Als international integrierte und weltweit agierende Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft in über 79 Ländern stehen bei Mazars in nahezu jedem Wirtschaftszentrum Experten zur Verfügung, die auf Global Mobility Dienstleistungen spezialisiert und miteinander vernetzt sind.

Diese beraten zur rechtssicheren Gestaltung von Mitarbeiterentsendungen und unterstützen Mandanten bei der korrekten Abwicklung von Entsendungen zwischen Heimat- und Gastland. Dabei steht die Lösung komplexer Fragestellungen in den Bereichen des Arbeits-, Steuer-, Sozialversicherungs- und Aufenthaltsrechts im Vordergrund.

Arbeitgeber und Arbeitnehmer unterstützen wir mit grenzüberschreitenden Dienstleistungen in folgenden Bereichen:

  • Immigration und Visa (PROGEDO-Dienstleistung)
  • Arbeits- und Vertragsrecht
  • Internationale Sozialversicherung
  • Internationale Steuerberatung
  • Internationale Lohnabrechnung
  • Deklarationstätigkeit

Mehr Informationen

Immigration und Visa

Beantragung Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit

Anmeldung bei der Meldebehörde

Unterstützung bei der Beantragung einer Aufenthaltserlaubnis

Abholung des elektronischen Aufenthaltstitels (eAT)

Mehr Details: Visa und Immigration Service

Arbeits- und Vertragsrecht

Vor Beginn eines grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatzes leisten wir Hilfestellung bei den mit Auslandseinsätzen verbundenen arbeits- und vertragsrechtlichen Fragestellungen. Eine wichtige Rolle spielt zunächst die Erstellung oder Überprüfung einer Entsenderichtlinie. Zentrale Bedeutung für den entsandten Mitarbeiter hat der Inhalt des Entsendungsvertrages. Die vertragsrechtliche Gestaltung bei Entsendungen zwischen verbundenen Unternehmen hat auch Auswirkungen auf die steuerliche Gestaltung von Entsendungen, insbesondere im Hinblick auf angemessene Verrechnungspreise.

Unsere Dienstleistungen umfassen dabei im Detail folgende Tätigkeiten:

  • die Erstellung und Überprüfung von Richtlinien für den grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsatz
  • die begleitende arbeitsrechtliche Beratung mit Blick auf die Mitarbeiterentsendung (z.B. Fragen zum anwendbaren Arbeitsrecht, Gestaltung von Arbeits- und Entsendungsverträgen sowie die optimale Gestaltung von Vergütungskomponenten)
  • die Änderung von Arbeitsverträgen sowie die Erstellung bzw. Überprüfung von Entsendungsverträgen
  • die Erstellung und Überprüfung von Vertragsdokumenten zwischen Konzerngesellschaften sowie die begleitende rechtliche Beratung

Internationale Sozialversicherung

Bei grenzüberschreitenden Mitarbeitereinsätzen stellt sich regelmäßig im Vorfeld des Auslandseinsatzes die Frage, ob und unter welchen Bedingungen der Mitarbeiter sowie die Familienangehörigen Versicherungsschutz in der deutschen Sozialversicherung (Renten-, Kranken-, Pflege-, Unfall- und Arbeitslosenversicherung) erhalten bzw. diesen während des Auslandseinsatzes beibehalten können. Die Klärung dieser Fragestellungen hängt – je nach Mitarbeitereinsatz – vom nationalen sowie zwischenstaatlichen bzw. bilateralen Sozialversicherungsrecht ab und bedarf immer einer Einzelfallprüfung.

Unsere Dienstleistungen umfassen dabei im Detail folgende Tätigkeiten:

  • die Überprüfung des nationalen sowie zwischenstaatlichen bzw. bilateralen Sozialversicherungsrechts zur Mitgliedschaft im heimatlichen Sozialversicherungsrecht
  • Besonderheiten bei leitenden Angestellten und Geschäftsführern mit Blick auf die Tätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten
  • Überprüfung der Notwendigkeit, Anwartschaftsversicherungen während des Auslandseinsatzes abzuschließen
  • Anträge auf Verbleib im heimatlichen Sozialversicherungssystem (sog. A1 Anträge) bzw. Stellen von Ausnahmegenehmigungen

Internationale Steuerberatung

Zentrale Aufgabe der Entsendungsplanung ist die Beratung von international tätigen Unternehmen und deren Mitarbeiter zu steuerlichen Fragestellungen im Rahmen der Entsendung von Arbeitnehmern, insbesondere von leitenden Angestellten und Geschäftsführern. Dies betrifft sowohl Fragen des nationalen Steuerrechts als auch Themenstellungen rund um bilaterale Doppelbesteuerungsabkommen. Dabei geht es sowohl um Fragestellungen, die den Arbeitgeber betreffen, wie zum Beispiel die Begründung einer ertragsteuerlichen Betriebsstätte oder angemessene Verrechnungspreise bei Mitarbeitereinsätzen zwischen verbundenen Unternehmen, als auch um Themenstellungen mit Bezug auf den entsandten Arbeitnehmer.

Unsere Dienstleistungen umfassen dabei im Detail folgende Tätigkeiten:

  • Beratung zu ertragsteuerlichen Betriebsstätten infolge von Arbeitnehmereinsätzen (z. B. feste Geschäftseinrichtung oder Vertreter-Betriebsstätten) sowie den steuerlichen Folgewirkungen
  • Beratung bei Mitarbeiterentsendungen zwischen verbundenen Unternehmen zu angemessenen Verrechnungspreisen
  • Gestaltung und Überprüfung von Richtlinien für den grenzüberschreitenden Arbeitnehmereinsatz
  • Beratung zu Konzeption und Umsetzung von Nettolohnvereinbarungen sowie zum Steuerausgleich zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
  • Besteuerung der nicht-selbständigen Einkünfte von entsandten Arbeitnehmern und Steueraufteilung zwischen Heimat- und Gastland
  • Beratungsgespräche vor Beginn und Ende internationaler Einsätze, um die Mitarbeiter mit der jeweiligen steuerlichen Situation vertraut zu machen
  • Klärung steuerlicher Fragestellungen rund um die Verpflichtung des Arbeitgebers, Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen
  • Betreuung von Lohnsteuer-Außenprüfungen bei Gehaltsabrechnungen mit internationalen Bezügen

Steuerliche Beratung von Arbeitgebern und Arbeitnehmern stellt sich dabei häufig auch als Beratung zu Detailfragen dar, wie insbesondere

  • Anwendung spezieller Regelungen für leitende Angestellte bzw. Geschäftsführer im Rahmen von Doppelbesteuerungsabkommen
  • Steuerliche Behandlung von entsendungsbedingten Zulagen
  • Folgewirkungen aktienbasierter Vergütungssysteme (z. B. Stock Options, Restricted Stock Units)
  • Fragen der ersten Tätigkeitsstätte mit Blick auf die steuerliche Behandlung von Reisekosten sowie steuerliche Behandlung von Erstattungen
  • Fragen der doppelten Haushaltsführung bei entsandten Mitarbeitern

Internationale Lohn- und Gehaltsabrechnungen

Eine wesentliche Frage in Verbindung mit Mitarbeitereinsätzen im In- und Ausland ist die korrekte Abrechnung der Arbeitnehmerbezüge. Bei grenzüberschreitenden Tätigkeiten in mehreren Ländern muss die lohnsteuerliche Handhabung der nicht-selbständigen Einkünfte des entsandten Mitarbeiters im Vorfeld der Entsendung gut geplant sein. Dabei geht es auch um Steueraufteilungen zwischen Heimat- und Gastland (sog. Salary Split) oder um die Berücksichtigung lohnrelevanter Vorteile aus aktienbasierten Vergütungen.

Bei Fehlern drohen dem Arbeitgeber im Rahmen von Lohnsteuer-Außenprüfungen oder vergleichbaren Prüfungen im Ausland Haftungsrisiken. Wichtig ist im Rahmen von internationalen Lohnabrechnungen auch die Frage der Zugehörigkeit zum Sozialversicherungssystem des Heimat- bzw. Gastlandes.

Unsere Dienstleistungen umfassen insbesondere:

  • Einrichtung der Lohnabrechnung im Heimat- bzw. Gastland
  • Registrierung des Arbeitgebers bzw. des entsandten Arbeitnehmers im Gastland, soweit erforderlich
  • Erstellung von abgestimmten Probeabrechnungen
  • Durchführung der monatlichen Lohn- bzw. Gehaltsabrechnungen
  • Erfassung neuer Mitarbeiter
  • An- und Abmeldung der Sozialversicherung entsandter Arbeitnehmer
  • Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen international tätiger Arbeitnehmer und Berücksichtigung der lohnrelevanten Auswirkungen
  • Erstellung und elektronische Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen
  • Unterstützung von Personalabteilungen bei Statistiken
  • Antragstellung bei Auslandseinsätzen (z. B. Anträge auf Lohnsteuerklasse 1 bei beschränkt Steuerpflichtigen bzw. Lohnsteuerfreistellungsanträge)
  • Koordination von Lohnabrechnungen in mehreren Ländern und Versorgung von Personalabteilungen mit allen notwendigen Informationen

Deklarationstätigkeit

Während der Entsendung steht die effektive Koordination des Mitarbeiters im Ausland im Fokus. Zentrale Aufgabe ist hier die korrekte und fristgerechte Erfüllung der Compliance-Anforderungen. Alle im Rahmen der Entsendung gewährten Vergütungselemente sind nach den gesetzlichen Anforderungen des Gastlandes und entsprechend dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen zu behandeln. Mazars unterstützt die entsandten Arbeitnehmer bei der Erstellung von Einkommensteuererklärungen im Heimat- und im Gastland sowie bei der Erstellung von Steuerausgleichsberechnungen bei Nettolohnvereinbarungen.

Unsere Dienstleistungen umfassen insbesondere:

  • Erstellung von Einkommensteuererklärungen im Gast- und Heimatland und Abstimmung zwischen den Beratern im Gast- und Heimatland
  • Überprüfung von Steuerbescheiden
  • Kommunikation mit den zuständigen Finanzbehörden und ggf. Durchführung von Einspruchsverfahren
  • Durchführung von Steuerausgleichsberechnungen (Tax Equalization/ Tax Protection), um den Mitarbeiter so zu stellen, als wäre dieser im Heimatland verblieben

Immobilien Management

Unser Service für Unternehmen, die sich Unterstützung bei der Verwaltung der für Mitarbeiter angemieteten Immobilien wünschen. Wir sparen Ihnen Zeit und Kosten und Sie haben immer einen schnellen Überblick über alle Mitarbeiter-Immobilien. Keine zeitraubenden Anrufe von Vermietern oder Handwerkern – und der Kautionsrückzahlung müssen Sie auch nicht mehr hinterher laufen.

Sie kennen doch das Problem: Der Mitarbeiter entscheidet sich für eine Immobilie und Sie als Unternehmen sind aus administrativen Gründen nicht in der Lage, kurzfristig die erste Miete und Kaution zu zahlen. Wir schon!

PROGEDO Kosten- und Vertragsmanagement für:

  • Projektwohnungen
  • Expat-Immobilien
  • Interim-Immobilien

Mehr Informationen

PROGEDO

  • sucht geeignete Immobilien
  • mietet (auf Wunsch) die Immobilien selbst an
  • zahlt die Kaution
  • zahlt die Miete und Nebenkosten
  • zahlt Internet, Rundfunk, Reinigung

und stellt monatlich eine Rechnung und auf Wunsch auch eine monatliche Kostenübersicht.

PROGEDO ist der zentrale Ansprechpartner für

  • Mitarbeiter (als Nutzer der Immobilie)
  • Vermieter
  • HR und Einkauf

PROGEDO

  • übernimmt die Immobilienübergaben mit umfangreicher Dokumentation
  • organisiert Zwischen- und Endreinigungen
  • koordiniert Handwerkertätigkeiten

Tipp: Unser Expense Management könnte Sie auch interessieren.

Expense Management

Bei Versetzungen von Mitarbeitern und beim Einsatz von Expats fallen viele Kosten an, die kontrolliert und bezahlt werden müssen. Bei Versetzungen geben Sie Ihrem Mitarbeiter vielleicht eine einmalige Zusage der Kostendeckung, bei Expats haben Sie in der Regel monatlich Kosten zu bearbeiten und zu begleichen.

PROGEDO übernimmt für Rechnung des Unternehmens oder des Mitarbeiters sämtliche anfallende Kosten und berechnet diese zusammen übersichtlich in einer Summe mit allen Anlagen weiter.

Expense Management bedeutet einen hohen Personal- und Zeitaufwand für Unternehmen. Wir sind auf dieses Thema spezialisiert, senken Ihre Kosten und entlasten die Personalabteilung.

PROGEDO entwickelt gemeinsam mit Ihnen Ihr optimales Expense Management.

Mehr Informationen

Was wir tun

  • Vorverauslagung von Kosten
  • Belegerfassung über unsere Client-Box
  • Überwachung der Einhaltung Ihrer Richtlinien
  • Monatliche Abrechnung (auch als DATEV-Übertragung)

Was Sie davon haben

  • Zeitersparnis
  • Entlastung von Personal
  • Schnelle Abrechnung
  • Ständiger Überblick durch die PROGEDO Client-Box

Tipp: Unser Immobilien-Management kann Teil Ihres Expense-Managements werden.

Entgeltabrechnung

Mitarbeiter internationaler Unternehmen, die in Deutschland arbeiten, werden in vielen Fällen sozialversicherungspflichtig und müssen in Deutschland Einkommenssteuer abführen – oder beides.

Unser Partner, die Paychex Deutschland GmbH, hat langjährige Erfahrung in der Entgeltabrechnung für internationale Mandanten. Besonders hilfreich ist der Paychex Payroll Service (PPS): Der Arbeitgeber überweist einmal an Paychex – Paychex führt alle nötigen Zahlungen aus, z.B. an Angestellte/n, Finanzamt und Krankenkasse, Berufsgenossenschaft, … .

Bei Paychex erhalten Sie Support und Hilfe rund um die Durchführung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung in Deutschland – auf Deutsch und Englisch.

Mehr Informationen

Fragen Sie uns für weitere Details.

Detlef Schönenberg - PROGEDO Coach

100 Tage Coaching für Fach- und Führungskräfte

Stellen Sie sicher, dass der Impatriate für den Aufenthalt in Deutschland gut gerüstet ist und  ein zügiger und effizienter Einsatz im Unternehmen realisiert wird. Vor allem bei Beginn der Tätigkeit einer ausländischen Führungskraft in Deutschland warten viele kulturelle Fallstricke, die wir von Beginn an vermeiden möchten.

Mehr Informationen

-Wie verhalte ich mich als Fach- und Führungskraft in Deutschland?

-Was sind die kulturellen Rahmenbedingungen und Besonderheiten?

-Wie verhalte ich mich im beruflichen Alltag?

-Wie gehe ich  mit Vorgesetzten/Untergebenen um?

-Welches Informationsverhalten wird erwartet?

– Entspricht die Problemlösungskompetenz den Erwartungen eines deutschen Unternehmens?

– Entspricht die Führungsfähigkeit den Erwartungen eines deutschen Unternehmens?

– Entspricht die Motivationsfähigkeit den Erwartungen eines deutschen Unternehmens ?

– Entspricht die Leistungsbereitschaft den Erwartungen eines deutschen Unternehmens  ?

– Gibt es Unterschiede bei den Formalien im Unternehmen?

-Wie wichtig ist Etikette in deutschen Unternehmen?

-Wie verhalte ich mich im privaten Umfeld?

-Welche Rolle spielt der Partners bzw. die Familie in Deutschland?

-Wie komme ich im öffentlichen Leben gut zurecht?

Für diese und weitere Fragen bieten wir ein persönliches und telefonisches Coaching des Impatriates und seiner Familie.

Ausgebildete Coaches  begleiten die Personen im beruflichen und privaten Umfeld.

Was unsere Kunden sagen

Seitdem wir mit Progedo zusammenarbeiten, wissen wir unsere ausländischen Fachkräfte in den besten Händen. Progedo übernimmt das gesamte Prozedere das mit der Einstellung von Expats einhergeht – und erspart uns enorme Zeit und Kosten. Eine Zusammenarbeit, die sich in jederlei Hinsicht lohnt!

Theresa S.Human Resource Manager, Deutschland

Meine Frau und ich möchten uns für die tolle Unterstützung bedanken, die wir von dem PROGEDO-Team in den vergangenen Wochen erfahren durften. Wir haben jetzt unsere neue Wohnung in Bonn bezogen und sind sehr glücklich mit der neuen Lebenslage. Besonders gefallen hat uns, dass Sie bei der Wohnungsübergabe persönlich dabei waren. Insgesamt sind wir sehr zufrieden und werden Sie gern weiterempfehlen!

Mattia R.Ingenieur, Italien

In ein neues Land zu ziehen und sich mit einem neuen Arbeitsumfeld vertraut zu machen ist an sich schon ein zeitintensiver Prozess. Sich zusätzlich noch damit zu beschäftigen, welche Schulen und Kindergärten sich für die Kinder am besten eignen – dafür hatte ich nach dem Umzug nach Deutschland wirklich keinen Kopf. Umso dankbarer war ich für die Unterstützung des PROGEDO-Teams in München, das sich um alle Belange perfekt gekümmert hat. Wer hätte gedacht, dass allein für die Kinder so viel Papierkram anfallen würde? Ich bin unendlich dankbar, dass mir hier die Arbeit abgenommen wurde!

Rowena D.Wissenschaftlerin, Großbritannien

Ein großes Lob an das Progedo-Team! Ich war schon viel zu spät dran mit dem Antrag für mein Arbeitsvisum. Und trotzdem hat es das Progedo-Team irgendwie geschafft, dass pünktlich zum ersten Arbeitstag alles unter Dach und Fach war. Wie wir das alles so schnell geschafft haben, ist mir immer noch ein Rätsel. Vielen Dank für die tolle Unterstützung!

Preetha P.Unternehmensberaterin, Malaysia

Hier sind Experten am Werk! Das Berliner PROGEDO-Team hat uns tatkräftig bei unserem Umzug von Moskau nach Berlin geholfen. Angefangen bei der Visa-Bewerbung bis hin zur Wohnungsübergabe im Prenzlauer Berg wurden wir bei jedem Schritt begleitet. Ich muss ehrlich sagen, ich habe keine Ahnung wie wir das alleine hinbekommen hätten – vielen Dank für die tolle Unterstützung!

Olga R.Informatikerin, Russland